【カレンダーアプリ編】仕事でミスを減らす自分用マニュアルの作り方

「皆さんがいつも持ち歩いているのはメモ帳ですか？それとも携帯ですか？」と聞かれたら圧倒的に多いのは間違いなく後者だと思います。

女性なら何かしらメモするものを常時持っている人が多いかもしれませんが、男性はなかなかいないものなのです。

そこで今回は誰もが常に持っているスマホのカレンダーアプリを使って自分用の仕事マニュアルの作り方を紹介していきたいと思います。これを覚えると職場での凡ミスが圧倒的に少なくなると思うのでぜひ最後までお読みください。

※更新日2021.07.10

PDF等で仕事内容をあなた用にまとめたとしても、それが活用されることは少ない

そもそも人は一度覚えてしまった内容をまた見るということを避ける傾向があります。

アニメや漫画など「面白い」と思ったものに対してはこの気持ちが薄れて何度も見てしまうということはあるでしょうが、仕事のマニュアルを例え作ったとしてもそれを休みの日や、暇な時に見るかと言われたら殆どの人が「NO」と答えると思います。

そうなってくると、せっかくパソコンを開いてPDFやエクセル等で一生懸命仕事内容をまとめたとしても「宝の持ち腐れ」となってしまい、時間の無駄となりかねないのです。ですので上司から「自分用に仕事内容をまとめておきなさい」と言われない限りは、特段自分用マニュアルの作成に時間を使うことはないと私は考えます。それよりもカレンダーアプリを使った方が、毎日見る習慣も簡単にできるし、それによってミスも少なくなっていくのでお勧めであると言わざる負えないのです。

まずはカレンダーアプリであなたに合った書き方を見つける

仕事でのミスを少なくするためには、あなたに合った書き方をするのが一番です。

例えば私だったらスケジュール名を一発で見て分かるようにしています。これを意識する前は自分で書いたにも関わらず「なんだこれ？」と内容を思い出せないことも多々ありました。こうならないためにも最初は特に意識しながらメモをしていくとよいでしょう。

【例文その１】頼まれごとのような些細なことでもメモをする

私の場合、例えば些細なことなのですが「お使い」を頼まれただけでもメモをします。例えば過去の私のカレンダーアプリを覗いてみると「インク(最安値)」や「瞬間接着剤(最安値)」と書かれていました。最安値というのは会社の体質を考えてのメモです。過去に純正インクを購入して怒られたことを教訓にこのような付けたしをしています。(笑)

一番やってはいけないのが「はい、わかりました。」といった後の「あれ？何を買えばいいんでしたっけ？」という質問になってきます。人間は色んなことを忘れる生き物です。買い物のような簡易なお願い事でも、ミスを繰り返すとすごく怒られてしまうので気を付けるようにしましょう。

上司の性格を加味してメモをするようにするとより良い

上司の頼まれごとにはある一定の法則があったりします。それは付き合いが長ければ長いほど表に現れます。

例えば「お弁当買ってきて」という一言だけでも、Aさんは「唐揚げ弁当と黒ウーロン茶」Bさんは「野菜炒め弁当と緑茶」みたいな意味が含まれていたりします。このように、人それぞれ求めているものが違かったり、省いて物を伝える人は多いので逐一カレンダーアプリに記入していった方がいいと思います。それをすることでミスは少なくなり信頼関係が築けていけると思います。

【例文その２】数日後の予定の失念を避ける

マニュアル作成よりも遙かにカレンダーアプリが優れているのは、数日後の予定を忘れにくいということになってきます。私のメモ帳には「朝！ミーティング」とか「会社Aに電話、担当Bさん、Cの件」とか書いています。このように書かれていることで当日それを見た瞬間「やるべきこと」を一瞬で理解できるようになります。

そもそも人は忘れやすい生き物ですから、三日後の予定、一週間後の予定なんかはメモしていないと失念を頻発しやすくなります。メモ帳にそれを書いていたとしても会社に持ってくるのを忘れたら元も子もないのですよね。そこで常に持ち歩く習慣があるスマホを使うことでこの問題を解決させます。

【例文その３】いつもより朝早く起きなくてはいけない場合は、前日のカレンダーに「明日○○時起床」とメモをするとよい

カレンダーアプリの記入をいくら完璧にしていても、当日に対応できないことの一つに「いつもより早い時間帯から仕事する場合」が挙げられます。これは前日からしっかりと対策を取っていなくてはいけません。いつも通りの時間に起きてから、「あ、朝のミーティングだった」とあたふたしても「時すでに遅し」なのですからね。

その時は前の日のカレンダーの欄に「明日○○時に起床」と一言書いておけばオッケーです。寝る前にもアプリをきちんとチェックして目覚ましをセットしてから寝るように習慣づけましょう。

【例文その４】「笑顔」や「元気」など抽象的な表現こそカレンダーアプリに記入してみよう

よく職場で上記のことを言われます。最近だとマニュアルにこのことを記載している会社も多いはずです。まぁ社会人として基本的な作法に入ってきますからね。でもこれって仕事初めて一週間くらいで軽視されてしまうと思いませんか？そんなことより仕事で覚える内容が多すぎて、そっちに集中しがちなことが多いと思います。そんな時にふと気を抜いていると上司から「笑顔が足りない」「元気がない、昨日はちゃんと寝たのか」と叱責を受けることがあります。これ言われた方は結構ショックだったりします。もちろんちゃんとやっているつもりの人が殆どのはずですからね。ですのでこれらを言われないようにカレンダーアプリを下記のように使っていきましょう。

具体的な使い方としては怒られたそのあとその上司と会う日を調べて、その日の欄に「最高の笑顔、スペシャルな元気をAさんに見せる」と書いておけばオーケーです。それを実行することで、会社の評価が上がるのは間違いないでしょう。マニュアルを見返したり、作成するより遙かに短時間で効果を発揮できるのです。

叱られて落ち込んでいる時に、入社当初渡された会社マニュアル等を見返している時ほど、悲しくむなしい事はありません。そんな時間はもったいないので、スマホのスケジュールアプリをどんどん利用していきましょう。

【例文その５】お客様への言葉遣いもカレンダーアプリに記入で対応しよう

これを聞くと「それは無理だ、ちゃんとマニュアル化して覚えたほうがいい。」という人もいると思います。しかしやはり人間には慣れが出てきますから、いくら話し方を覚えていたとしても、自分の喋り方に変換されてしまいます。これはいくらマニュアルを見返しても治らなかったりします。

ではどうやってその癖を直していった方がいいのかというと、注意されたり、自分で直した方がいいなと思った次の日の欄に「言葉遣い直す」と書いておくのがベストでしょう。直す点は会社によって変わってくると思うのでここでは省かせてもらいますが、なるべく自分の理想とした話し方をメモしていった方がいいと思います。そうすることで、翌日の朝スケジュールアプリを確認したときに丁寧な言葉遣いを意識できるようになっているのです。

【例文その６】月初、月末の仕事もカレンダーアプリに入れてみよう

月初、月末って結構決まった仕事ありますよね。棚卸だったり、レセプトだったり、経費計算だったり職場によっては大忙しだったりするはずです。しかし毎月やることは決まっているので、メモを怠る人も多いのではないのでしょうか。

もちろんいつもミスをしない人に対しては、スケジュールアプリを利用しなくてもいいと思います。しかし、何かしらの失敗をしてしまう人は必ずメモ帳アプリの記入をした方がいいでしょう。例文としては「棚卸しではAの商品を見逃さない」「レセプトではコピー機の紙を入れる時上下を必ず確認」といったように書けばオーケーです。それを出勤前に確認できれば、いざ作業に入るときに効率よくできるはずです。

これらのことはスピードが上がれば上がるほど残業が減り、体力的にも楽になってきますので、ぜひ使ってみましょう。

【例文その７】一緒にいる時間が長い上司の趣味をカレンダーアプリに入れておこう

「明日は○○さんと一緒に行動してね」と言われることってありますよね。営業職なんかそうかもしれません。そうなってくると、仕事をやる以外にもその人の機嫌を損ねないようにしないと効率が悪くなってしまいます。

対策として手っ取り早いのは上司ののご機嫌を取ることになると思います。そのためには相手の趣味の深堀をする必要が出てくるでしょう。釣りが好きならルアーやおすすめの釣り場の話を質問するとかになってくると思います。

カレンダーアプリの使い方は簡単です。ともに仕事をする日にちが決まったらその日の欄に「Aさん、趣味は○○、好きな食べ物は～」とメモをし、おすすめの情報が載っているサイトのURLをコピペしておくだけです。そうすることで、質問する内容が分かり、分からないことはすぐ調べられます。このような努力をしたのなら、2人の会話が弾むことは間違いないと思います。

通勤中にカレンダーアプリを見ることを習慣づけよう

カレンダーアプリをいつ見るのがベストかというとそれは通勤中になります。電車に乗っている時、バスに乗っている時など必ず一度は目を通すようにしてください。そして今日やることを一通り頭に入れておくのです。そうすることで、一日のミスの回数が限りなくゼロになってきます。

職場が近い場合は朝食中にチェック

職場が近い、歩ける距離という場合は朝食中にカレンダーアプリをチェックすることをお勧めします。歩きながらスマホを見るというのは非常に危険なので避けた方がいいため、この方法をお勧めしています。

とにかく「会社に行くぞ」と気持ちが高まっている時にスケジュールを確認することでミスが少なくなるので、できれば職場に行く前にチェックするようにしておきましょう。

最悪、職場でチェック

私は昔よくあったのですが、朝食も通勤中もカレンダーアプリをチェックすることを忘れて結局職場で慌てて確認していました。「職場でチェックでよくない？」と思った方はいらっしゃるかと思いますが、会社によっては勤務中スマホを見れないところもあるかと思うので、やはりベストは出勤前ということになってきます。

どうしてもスマホを確認したくても見れないときは、トイレで見るなり工夫が必要だと思います。でもそれは心に余裕がなくなるのであまりお勧めはできません。やっぱり仕事に行く前、行く途中で今日のスケジュールに目を通しておく方が無難であると言わざる負えないのです。

マニュアルでは対応できない「いつ来るか分からない予定」にもカレンダーアプリで対応できる

「いつ来るか分からない予定」ってありますよね。例えば取引先からの「折り返しの連絡」です。これに関してはよくあることなのですが、相手から「ではこの件に関して、検討して返答させていただきます」と言われることがあります。その場合いつまで経っても音沙汰がなかったりすることが結構あるのです。終いには連絡をした本人がそのことをすっかり忘れてしまうことも結構あるのです。

そうならないためにもぜひカレンダーアプリを利用しましょう。まず電話をしていた人の苗字・性別の確認だけはしておきます。また大体が三日以内に返事が来るのが普通なのでカレンダーアプリの三日後の欄に「Ａさん、男性、Ｂの件確認」と書いておけばオーケーです。そうすることで、三日後に返事が来ないことへの確認がしっかりできるし、失念することもなくなります。

このように予定が曖昧な案件に対しては、アクションが起こるであろう日にちを予測してアプリに記入しておくと大抵は対応できてしまうのです。

まとめ